Khi bộ phận động cơ sai được giao Trở thành một vấn đề nhận, phản ứng nhanh nhất là không sửa đổi một phần hoặc gửi một tin nhắn tức giận.Bước đầu tiên là bảo quản lô hàng, xác định chính xác những gì đã được đặt hàng, xác định chính xác những gì đã đến và thu thập đủ bằng chứng để chỉ ra nơi xảy ra sự không khớp.Đối với các bộ phận động cơ xe tải nặng, sự khác biệt có thể đến từ tham chiếu sai, biến thể động cơ sai, lô hàng hỗn hợp, lỗi đóng gói, số thay thế, số lượng không chính xác hoặc một phần trông khác nhưng vẫn có thể là một sự thay thế được phê duyệt.
Một quy trình có cấu trúc giúp người mua tránh được hai sai lầm đắt tiền: cài đặt một bộ phận thực sự không chính xác, hoặc từ chối một sự thay thế chính xác trước khi cơ sở đồ đạc đã được kiểm tra. hướng dẫn này giải thích những gì cần làm khi bộ phận động cơ sai được giao bị nghi ngờ, tập trung vào số bộ phận, dữ liệu động cơ, ảnh, hồ sơ đóng gói, kích thước và làm rõ nhà cung cấp.
Dừng phần nhập xưởng hoặc hàng tồn kho
Phản ứng đầu tiên đối với bộ phận động cơ sai được giao nên ngăn chặn. giữ phần nghi ngờ tách biệt với cổ phiếu được phê duyệt và không cài đặt, máy, sơn, làm sạch tích cực, hoặc loại bỏ nhãn nhận dạng.
Điều này quan trọng bởi vì một khi một phần đã được sửa đổi, điều kiện nhận ban đầu khó chứng minh hơn. nó cũng có thể làm phức tạp việc hoàn trả, đánh giá kỹ thuật hoặc yêu cầu của nhà cung cấp.
Đính kèm một nhãn giữ đơn giản hiển thị số đơn đặt hàng, ngày nhận được, mô tả bộ phận và lý do xem xét.Đối với các lô hàng hỗn hợp, chỉ cách ly dòng bị ảnh hưởng thay vì dừng các bộ phận không liên quan đã được xác minh.
Kiểm tra Đơn đặt hàng cuối cùng trước khi đổ lỗi cho lô hàng
Khi bộ phận động cơ sai được giao được báo cáo, bắt đầu với đơn đặt hàng được phê duyệt cuối cùng hoặc tài liệu proforma, không phải là yêu cầu đầu tiên. RFQ thường thay đổi trong quá trình làm rõ kỹ thuật.
So sánh tham chiếu đặt hàng cuối cùng, số lượng, mô hình động cơ, kích thước, phạm vi cung cấp, và bất kỳ thay thế được phê duyệt so với mặt hàng được giao. một người mua có thể nhớ yêu cầu ban đầu trong khi thứ tự cuối cùng phản ánh một sửa đổi kỹ thuật sau này.
Trước đó bộ phận động cơ Danh sách kiểm tra RFQ giải thích lý do tại sao các tài liệu tham khảo, số lượng, ảnh và điểm kỹ thuật mở theo từng dòng phải được ghi lại trước khi đơn hàng được phát hành.
So sánh Danh sách đóng gói với lô hàng thực tế
Danh sách đóng gói là nguồn bằng chứng tiếp theo khi bộ phận động cơ sai được giao bị nghi ngờ. kiểm tra mô tả dòng, số phần, số lượng, nhận dạng thùng carton, và bất kỳ tài liệu tham khảo lô hoặc gói.
Sau đó so sánh các chi tiết đó với các nhãn trên hộp thực tế và các dấu hiệu trên phần vật lý. một danh sách đóng gói có thể đúng trong khi mục sai nằm bên trong thùng carton, hoặc một phần vật lý chính xác có thể được đặt dưới nhãn thùng carton sai.
Không loại bỏ bao bì cho đến khi sự khác biệt được giải quyết. nhãn thùng carton, nhãn nội bộ và ảnh đóng gói có thể giúp theo dõi nơi xảy ra lỗi.
Kiểm tra số phần ở ba nơi
Một quy tắc nhận hữu ích cho bộ phận động cơ sai được giao là để so sánh số bộ phận trên đơn đặt hàng, trên bao bì và trên chính bộ phận đó.
| Nguồn bằng chứng | Kiểm tra những gì | Có thể tìm thấy |
|---|---|---|
| Đơn hàng mua | Phần được phê duyệt/số tham chiếu | Những gì người mua dự định đặt hàng |
| Danh sách đóng gói/thùng carton | Đường in tham khảo và số lượng | Lô hàng nói nó chứa những gì |
| Phần vật lý | Số được đóng dấu, đúc, khắc hoặc dán nhãn | Những gì đã thực sự nhận được |
Nếu cả ba tài liệu tham khảo không đồng ý, ghi lại sự khác biệt chính xác.Nếu chỉ có phần vật lý sử dụng một số khác, không ngay lập tức giả định nó là không chính xác.Nó có thể là một số đúc, số sản xuất, hoặc supersession được phê duyệt.Yêu cầu nhà cung cấp giải thích mối quan h.
Đừng nhầm lẫn số đúc với số bộ phận đã hoàn thành
Một số bộ phận động cơ sai được giao tranh chấp bắt đầu vì người mua so sánh một số đúc trên một phần với một tài liệu tham khảo hoàn thành trên hóa đơn. những con số này có thể phục vụ các mục đích khác nhau.
Một số đúc có thể xác định gia đình đúc trong khi gia công và lắp ráp cuối cùng tạo ra một số biến thể hoàn thành. điều này đặc biệt có liên quan đến đầu xi lanh và khối động cơ.
Ghi lại mọi số có thể nhìn thấy và vị trí của nó.Hãy hỏi nhà cung cấp số nào là tham chiếu có thể đặt hàng và số nào chỉ là số nhận dạng đúc hoặc sản xuất.
So sánh mã động cơ trước khi so sánh ngoại hình
Nếu bộ phận động cơ sai được giao liên quan đến sự phù hợp, mã động cơ thường quan trọng hơn sự tương đồng trực quan chung. xác nhận mô hình động cơ hoàn chỉnh hoặc mã từ tấm động cơ thực tế và so sánh nó với ứng dụng được sử dụng trong báo giá của nhà cung cấp.
Điều này đặc biệt quan trọng khi cùng một mẫu xe tải có thể sử dụng các phiên bản động cơ khác nhau hoặc khi xe đã có sự hoán đổi động cơ.
Hướng dẫn trước đó trên bộ phận động cơ VIN tra cứu giải thích tại sao nhận dạng phương tiện và nhận dạng động cơ nên được coi là nguồn bằng chứng riêng biệt.
Chụp ảnh phần đã nhận trước khi sửa đổi
Một kẻ mạnh bộ phận động cơ sai được giao yêu cầu bồi thường phải bao gồm ảnh rõ ràng, không chỉ mô tả văn bản.
Hãy xem toàn bộ phần, cận cảnh tất cả các dấu hiệu, nhãn thùng carton, nhãn đóng gói và giao diện cụ thể xuất hiện sai.Nếu có thể, đặt các phần cũ và mới cạnh nhau và chụp ảnh chúng từ cùng một góc.
Không chỉ chụp ảnh không khớp. bao gồm đủ ngữ cảnh để hiển thị phần nào và dòng thứ tự mà hình ảnh thuộc v.
So sánh các giao diện chức năng, không chỉ hình dạng tổng thể
Các bộ phận động cơ có thể trông giống nhau trong khi khác nhau trong các giao diện quan trọng.Khi bộ phận động cơ sai được giao bị nghi ngờ, hãy so sánh các tính năng thực sự kiểm soát đồ đạc.
Đối với một đầu xi lanh, kiểm tra cổng, mặt lắp, tính năng liên quan đến kim phun, đường dẫn chất làm mát và dầu, và dấu đúc.Đối với một trục khuỷu, so sánh đặc điểm kỹ thuật tạp chí, đột quỵ, kết nối phía trước, và mặt bích phía sau.Đối với một máy bơm dầu, so sánh ổ đĩa, lỗ gắn, và cổng.Đối với một lắp ráp động cơ, so sánh gắn kết, giao diện hộp số, kết nối làm mát, điều khiển, và phụ kiện.
Chiều dài tổng thể, chiều rộng và chiều cao chỉ là bằng chứng hỗ trợ. các giao diện chức năng quan trọng hơn.
Chỉ đo các tính năng quan trọng
Các phép đo có thể giúp giải quyết bộ phận động cơ sai được giao, nhưng chỉ khi đo được đặc điểm chính xác.
Một người mua không nên sử dụng một kích thước bên ngoài chung để chứng minh rằng một piston, lót, trục khuỷu, hoặc bơm là sai. thay vào đó, đo kích thước chức năng được xác định bởi động cơ hoặc đặc điểm kỹ thuật thành phần.
Ghi lại nơi đo được thực hiện và dụng cụ nào đã được sử dụng. Các Hướng dẫn của NIST về truy xuất nguồn gốc đo lường giải thích tại sao các phép đo mạnh hơn khi chúng được liên kết với một phương pháp và tài liệu tham khảo được ghi lại.
Kiểm tra xem Nhà cung cấp có chấp thuận phiên thay thế hay không
Không phải mọi số phần khác nhau đều có nghĩa là bộ phận động cơ sai được giao. Một tham chiếu cũ hơn có thể đã được thay thế bằng một số bộ phận được phê duyệt mới hơn.
Nếu nhà cung cấp tuyên bố rằng phần được thay thế, hãy yêu cầu cơ sở phù hợp. việc thay thế vẫn nên được kiểm tra dựa trên mã động cơ và giao diện vật lý.
Một phiên thay thế hợp lệ phải được giải thích bằng văn bản để việc mua, nhận và hội thảo đều hiểu tại sao tài liệu tham khảo được gửi lại khác với yêu cầu ban đầu.
Kiểm tra xem biến thể sai có được đặt hàng hay không
Đôi khi bộ phận động cơ sai được giao thực sự là một vấn đề sai-một phần-đơn đặt hàng. nhà cung cấp có thể đã vận chuyển chính xác những gì người mua đã chấp thuận, nhưng tài liệu tham khảo được phê duyệt có thể đã được chọn từ thông tin động cơ không đầy đ.
Xem lại RFQ ban đầu. nó có bao gồm mã động cơ đầy đủ không?Số bộ phận cũ đã được xác nhận chưa?Có ảnh được đính kèm không?Người mua có đề cập đến việc hoán đổi động cơ trước đó hoặc xây dựng lại không?
Nếu bản thân đơn đặt hàng dựa trên dữ liệu không đầy đủ thì hành động khắc phục phải bao gồm cải thiện quy trình RFQ trong tương lai thay vì chỉ coi vấn đề này là lỗi kho hàng.
Kiểm tra số lượng và đơn vị đóng gói
Một sự không phù hợp cũng có thể liên quan đến số lượng. cụm từ bộ phận động cơ sai được giao có thể đề cập đến việc nhận một piston khi đơn đặt hàng dự kiến một bộ động cơ hoặc nhận một thùng carton khi số lượng được báo giá theo từng mảnh.
So sánh các đơn vị một cách cẩn thận: mảnh, cặp, bộ, bộ xi lanh, bộ động cơ, thùng carton, hoặc lắp ráp. không cho rằng “1 bộ”có một ý nghĩa phổ quát.
Hướng dẫn trên nội dung bộ dụng cụ lót piston giải thích lý do tại sao số lượng trên mỗi xi-lanh và mỗi động cơ nên được chuyển đổi thành một hóa đơn vật liệu rõ ràng trước khi đặt hàng.
Kiểm tra phạm vi cung cấp trước khi gọi phần chưa hoàn thành
Một số bộ phận động cơ sai được giao khiếu nại thực sự là sự hiểu lầm về phạm vi cung cấp.Người mua có thể mong đợi các van có đầu xi lanh, vòng bi có trục khuỷu hoặc ECU có cụm động cơ mặc dù báo giá không bao gồm chúng.
So sánh các nội dung nhận được với danh sách bao gồm/loại trừ bằng văn bản. ảnh sản phẩm không phải là một danh sách đóng gói.
Nếu đơn hàng không xác định rõ phạm vi cung cấp, hãy ghi lại khoảng trống đó và sử dụng báo giá kiểu BOM cho đơn hàng thay thế.
Xây dựng Receiving Discrepancy Record
Một hồ sơ bằng văn bản làm cho bộ phận động cơ sai được giao dễ dàng hơn để giải quyết với nhà cung cấp.
| Trường ghi | Chụp gì |
|---|---|
| PO /hóa đơn | Tham chiếu lệnh được phê duyệt cuối cùng |
| Dòng lệnh | Mô tả bộ phận và số lượng đặt hàng |
| Tham khảo theo thứ tự | Số bộ phận hoặc thông số kỹ thuật được phê duyệt |
| Đã nhận được tài liệu tham khảo | Nhãn hộp và đánh dấu bộ phận vật lý |
| Nhận dạng động cơ | Mã động cơ đầy đủ và ảnh tấm |
| Không khớp | Giao diện cụ thể, số lượng, số lượng hoặc phạm vi khác biệt |
| Hình ảnh | So sánh từng phần, nhãn, gói hàng và cạnh nhau |
| Bố trí | Giữ /đánh giá nhà cung cấp /trả lại /thay thế /thay thế được phê duyệt |
Không cài đặt phần nghi ngờ để xem nó có phù hợp hay không
Khi bộ phận động cơ sai được giao bị nghi ngờ, “thử cài đặt nó”là một thử nghiệm đầu tiên kém. buộc một phần vào vị trí có thể làm hỏng phần mới, động cơ, ren, bề mặt niêm phong, hoặc các thành phần giao phối.
Nó cũng có thể làm cho sự khác biệt ban đầu khó ghi lại hơn.
Sự phù hợp nên được kiểm tra thông qua các tài liệu tham khảo, đo lường, giao diện và dữ liệu kỹ thuật trước khi bộ phận được cài đặt.
Không Máy hoặc Sửa đổi Phần Trước khi Nhà cung cấp Xem xét
Khoan, mài, giũa, ren lại, gia công hoặc sửa đổi bộ phận nghi ngờ có thể trở nên đơn giản bộ phận động cơ sai được giao trường hợp thành một tranh chấp trách nhiệm khó khăn.
Nếu nhà cung cấp tin rằng phần được giao là một thay thế được phê duyệt, hãy yêu cầu giải thích kỹ thuật trước.Nếu thực sự cần sửa đổi như một phần của quy trình cài đặt đã được phê duyệt, hãy lấy sự chấp thuận đó bằng văn bản.
Nếu không, hãy bảo toàn bộ phận đó ở trạng thái đã nhận.
Kiểm tra phần cũ chống lại động cơ, quá
Trong một số trường hợp, phần mới trông có vẻ sai vì bản thân phần cũ đến từ một sửa chữa không phải bản gốc trước đó.Một hoàn chỉnh bộ phận động cơ sai được giao do đó, việc điều tra nên kiểm tra phần cũ với động cơ hiện tại.
Ví dụ, một động cơ có thể đã được xây dựng lại trước đó với một kích thước piston khác nhau, kích thước sửa chữa trục khuỷu, hoặc đầu xi lanh thay thế.Nếu người mua đặt hàng từ phần cũ một mình mà không hiểu rằng lịch sử, nhà cung cấp mới có thể được trích dẫn đặc điểm kỹ thuật ban đầu trong khi động cơ hiện có chứa một sửa đổi dịch v.
Lịch sử sửa chữa có thể giải quyết loại bất đồng này.
Thiệt hại vận chuyển riêng biệt từ nhận dạng bộ phận sai
Một phần chính xác có thể đến bị hư hỏng, và một phần không chính xác có thể đến trong tình trạng hoàn hảo. giữ những vấn đề này riêng biệt.
Khi bộ phận động cơ sai được giao được báo cáo, ghi lại xem vấn đề là danh tính, trang bị, số lượng, các bộ phận bị thiếu, hư hỏng vận chuyển hay một số trong số này cùng một lúc.
Thiệt hại vận chuyển nên bao gồm ảnh đóng gói và bằng chứng thiệt hại có thể nhìn thấy. tranh chấp phù hợp nên tập trung vào số, giao diện, kích thước và dữ liệu động cơ.
Yêu cầu Nhà cung cấp giải thích sự phù hợp bằng văn bản
Một phản hồi hữu ích của nhà cung cấp đối với bộ phận động cơ sai được giao nên làm nhiều hơn là nói “nó phù hợp.” Yêu cầu tham chiếu phần được đề xuất, cơ sở ứng dụng và giải thích về bất kỳ sự khác biệt có thể nhìn thấy nào.
Nếu nhà cung cấp yêu cầu một supersession, hỏi tham chiếu cũ mà nó thay thế.Nếu một cổng hoặc điểm lắp khác nhau, hỏi cách cài đặt dự định hoạt động.Nếu cụm động cơ được trích dẫn có bố cục phụ kiện khác, hãy hỏi thành phần nào phải chuyển từ động cơ cũ.
Làm rõ bằng văn bản về kỹ thuật sẽ dễ dàng xem xét nội bộ hơn là một lời đảm bảo ngắn gọn bằng lời nói.
Sử dụng Quy trình Giữ và Giải phóng Nội bộ
Hoạt động của đội xe và nhà phân phối được hưởng lợi từ hệ thống giữ đơn giản dành cho bộ phận động cơ sai được giao các trường hợp.
Đội tiếp nhận đặt phần trên giữ. nhân viên kỹ thuật xem xét động cơ và bằng chứng trang bị. mua liên hệ với nhà cung cấp. chỉ sau khi sự khác biệt được giải quyết là mặt hàng phát hành để kiểm kê, trả lại, thay thế, hoặc chấp nhận theo một thay thế được chấp thuận.
Điều này ngăn không cho cài đặt một mục nghi ngờ trong khi cuộc thảo luận kỹ thuật vẫn đang mở.
Ghi lại quyết định cuối cùng
Mỗi bộ phận động cơ sai được giao trường hợp nên kết thúc với một bố trí tài liệu. kết quả có thể bao gồm xác nhận sai phần và thay thế, supersession được phê duyệt, điều chỉnh số lượng, thiếu-mục lô hàng, trở lại, tín dụng, hoặc chấp nhận sau khi xác nhận kỹ thuật.
Giữ quyết định cuối cùng với PO và nhận hồ sơ. nếu một thay thế được chấp thuận, cập nhật tham chiếu các bộ phận nội bộ để cùng một câu hỏi không tái diễn trên thứ tự tiếp theo.
Sử dụng Tranh chấp để Cải thiện RFQ Tiếp theo
Phản ứng lâu dài tốt nhất đối với bộ phận động cơ sai được giao là phòng ngừa. xem xét trường nào bị thiếu cho phép sự không khớp xảy ra.
Nếu mã động cơ bị thiếu, hãy thêm nó vào RFQ trong tương lai. nếu số bộ phận cũ không rõ ràng, yêu cầu ảnh. nếu phạm vi cung cấp gây ra tranh chấp, hãy thêm bảng bao gồm/loại trừ. Nếu đơn vị số lượng không rõ ràng, hãy sử dụng các mảnh và bộ động cơ riêng biệt.
Dòng điện danh mục bộ phận động cơ bao gồm một số họ sản phẩm, do đó, các trường khớp chính xác sẽ thay đổi tùy theo thành phần thay vì sử dụng một dạng chung cho mọi bộ phận.
Gửi gì khi báo cáo bộ phận động cơ sai được giao
Khi bộ phận động cơ sai được giao được báo cáo cho nhà cung cấp, gửi dòng đơn đặt hàng, tham chiếu bộ phận đã đặt hàng, tham chiếu bộ phận đã nhận, mã động cơ, nhãn gói, ảnh rõ ràng, số lượng nhận được và sự không khớp chính xác.
Nếu vấn đề là phù hợp, bao gồm ảnh so sánh của các thành phần cũ và mới. nếu vấn đề là chiều, cung cấp tính năng đo và điểm đo. nếu vấn đề là phạm vi cung cấp, đính kèm danh sách bao gồm/loại trừ đã thỏa thuận.
Bạn có thể gửi chi tiết động cơ, thông tin bộ phận, số lượng, hình ảnh và điểm đến thông qua trang liên h để có một đánh giá phù hợp.
Kết luận
Khi bộ phận động cơ sai được giao bị nghi ngờ, phản ứng hiệu quả nhất là kiểm soát bằng chứng. cô lập phần, bảo quản bao bì, so sánh thứ tự cuối cùng với danh sách đóng gói, kiểm tra số phần trên vật lý, xác nhận mã động cơ, chụp ảnh không khớp và xem lại các giao diện chức năng trước khi cài đặt.
Không phải mọi bộ phận trông khác nhau đều sai và không phải mọi nhãn chính xác đều đảm bảo lắp đúng. Các phiên thay thế, số lượng đúc, lịch sử sửa chữa, đơn vị số lượng và sự khác biệt về phạm vi cung cấp đều có thể tạo ra sự nhầm lẫn. Một bản ghi nhận có cấu trúc cho phép người mua và nhà cung cấp xác định điều gì thực sự đã xảy ra và chọn cách bố trí chính xác trước khi bộ phận đi vào động cơ.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên làm gì trước nếu các bộ phận động cơ sai được giao?
Nếu bộ phận động cơ sai được giao bị nghi ngờ, cô lập phần và ngừng cài đặt. giữ bao bì và nhãn, sau đó so sánh đơn đặt hàng cuối cùng, danh sách đóng gói, số phần vật lý và mã động cơ trước khi liên hệ với nhà cung cấp.
Tôi nên gửi bằng chứng gì cho nhà cung cấp?
Gửi đường PO, tham chiếu theo thứ tự, tham chiếu nhận được, mã động cơ, nhãn thùng carton, ảnh rõ ràng của bộ phận và không khớp, số lượng và bất kỳ phép đo có liên quan nào. ảnh bên cạnh các bộ phận cũ và mới đặc biệt hữu ích.
Một số phần khác nhau vẫn có thể chính xác?
Có. số được giao có thể là một tham chiếu thay thế, số đúc, hoặc định danh sản xuất. yêu cầu nhà cung cấp giải thích mối quan hệ và xác nhận fittment từ dữ liệu động cơ và giao diện vật lý trước khi chấp nhận một phần.
Tôi có nên thử cài đặt phần để kiểm tra đồ đạc không?
Không. không ép buộc, máy, khoan, hoặc cài đặt một phần nghi ngờ trước khi không phù hợp được giải quyết. sửa đổi một phần có thể gây ra thiệt hại và làm phức tạp trở lại hoặc xem xét kỹ thuật.
Làm thế nào tôi có thể ngăn chặn các bộ phận động cơ sai được giao lại?
Cải thiện RFQ với mã động cơ hoàn chỉnh, số bộ phận cũ, ảnh, kích thước chức năng, đơn vị số lượng chính xác và danh sách thành phần được bao gồm/loại trừ. Một quá trình khớp tài liệu làm giảm cơ hội của một người khác bộ phận động cơ sai được giao trường hợp.
